إن ظروف التغيير وعلى رأسها العولمة والتقنية والمتغيرات في سوق التوظيف تدفع المنشآت الهندسية الى اتباع ممارسات إدارية وسلوكية فعالة . ناقش بالتفصيل

يرى الكاتب أن ظروف التغيير وعلى رأسها العولمة والتقنية والمتغيرات في سوق التوظيف تدفع مؤسسات الأعمال على اتباع مؤسسات إدارية تؤكد على ضرورة استقطاب كوادر ادارية وقيادة عليا ذات قناعة بمواجهة التحديات التالية :

1- تحقيق الميزة التنافسية عبر سياسات وإستراتيجيات متطورة في إدارة الأعمال , والعمل بكل جدية , وبأقصى الإمكانيات المادية والمعنوية .

2- ايجاد ثقافة تتمحور حول أهمية العناية بالعميل .

3- التعامل بجدارة مع التقنية , وتطوير بحوث التسوق داخلياً وخارجياً .

4- تطوير ممارسات العمل اليومي مثل حل المشكلات , واتخاذ القرارات , وتقييم الأداء , والتفويض , وادارة الوقت , والعمل بروح الفريق , وتوفير النصح والمشورة للموظفين , وتقييم فعالية المؤسسات ونجاحها في تحقيق أهدافها .

5- الإستفادة العملية من بحوث الإدارة والتنظيم في تحسين الإدارة العمومية وتطبيق اللوائح في المالية , وشؤون الموظفين , وقواعد الصحة والسلامة , وتشجيع المبادرات والإنجاز ...

6- دعم العلاقة مع الموردين والعملاء , والتشاور معهم بشتى الوسائل .

7- التعامل باقتدار ومسؤولية مع الجهات الحكومية ذات العلاقة وأن يتعرفو على القوانين واللوائح .

8- الكوادر الإدارية والقيادية والمطالبة بالمساهمة في عمليات تطوير التعليم والتدريب حيث أنهما المصدر الذي تعتمد عليه المؤسسات في تحقيق رسالتها .

9- دعم الإدارات المعنية بتحصيل العائدات , وسداد الديون والمستحقات في الداخل والخارج .

10- إيجاد المزيد من فرص العمل للكوادر الوطنية على أساس احتياجات العمل .

11- التفاعل مع طموحات الموظفين , وإزالة أسباب التذمر والشكوى , ورفع مهارات وقدرات هؤلاء الموظفين , وتحسين فرص المستقبل الوظيفي الذي يلبي تطلعاتهم .

خطوات تطبيق إدارة الجودة

1- فهم وإدراك أهمية تطبيق ادارة الجودة .

2- هذا الفهم والإدراك يجب أن يحول الى سياسة مكتوبة .

3- وضع تنظيم أمثل لتحقيق فلسفة ادارة الجودة .

4- القياس : تحديد تكلفة النظام .

5- التخطيط لتطبيق النظام .

6- التصميم .

7- وضع النظام .

8- التأكد من إمكانية تطبيق النظام .

9- تحديد وسائل الرقابة على نظام الجودة .

10- تكوين فريق عمل .

11- التدريب .

12- التطبيق .

لماذا الاهتمام بإدارة الجودة الشاملة ؟

1- ان نظام ادارة الجودة الشاملة يؤدي الى تخفيض التكلفة وزيادة الربحية .

2- ان نظام الجودة الشاملة يمكن الإدارة من دراسة احتياجات العملاء والوفاء بتلك الإحتياجات .

3- يساهم في تحقيق ميزة تنافسية في السوق .

4- ان تطبيق مدخل ادارة الجودة الشاملة اصبح ضروريا للحصول على بعض الشهادات الدولية مثل ISO 9000 .

5- المشاركة في اتخاذ القرارات وحل المشكلات بسهولة ويسر .

6- تدعيم الترابط والتنسيق بين إدارات المنشأة ككل .

7- التغلب على العقبات التي تعوق أداء الموظف من تقديم منتج ذات جودة عالية .

8- تنمية الشعور بوحدة المجموعة وعمل الفريق والإعتماد المتبادل بين الأفراد .

9- توفير مزيد من الوضوح للعاملين وبناء الثقة بين أفراد المنظمة ككل .

10- زيادة ارتباط العاملين بالمؤسسة وبمنتوجاتها وأهدافها .

11- احراز معدلات أعلى من التفوق والكفاءة عن طريق زيادة الوعي بالجودة في جميع الإدارات .

12- تحسين سمعة المؤسسة في نظر العملاء والعاملين .

مفهوم إدارة الجودة الشاملة Total Quality Management

هناك العديد من التعاريف لإدارة الجودة الشاملة :

- عرف معهد الجودة الفدرالي ادارة الجودة الشاملة بأنها " القيام بالعمل الصحيح بشكل صحيح ومن أول وهلة مع الإعتماد على تقييم العميل في معرفة مدى تحسين الأداء " .

- ومن وجهة نظر أخرى تعني خلق عادة التحسين على مستوى النظام الإنتاجي , والإيقاع المستمر هو " إصنع المنتجات صحيحة منذ المرة الأولى أي فعل أي شيء فنيا أو تنظيميا أو خلاف ذلك بجودة منذ فكرت فيه " .

- وهناك تعريف آخر " بعض المبادئ التوجيهية والفلسفية التي تمثل أساس التحسن المستمر للمنظمات من خلال استخدام الأساليب الإحصائية والموارد البشرية لتحسين المواد والخدمات التي يتم توفيرها للمنظمة " .

ناقش مفهوم القرار موضحاً الحاجات التي تستوجب إتخاذ القرارات

يعرف القرار الاداري بانه الاختيار الحذر والدقيق لأحد البدائل من بين اثنين أو أكثر من مجموعات البدائل السلوكية .

ويعرف أيضا بأنه " عملية المفاضلة بين الحلول البديلة والمتاحة لمشكلة ما واختيار أكثر هذه الحلول ملاءمة لتحقيق الهدف من حل المشكلة " .

- الحالات التي تستوجب اتخاذ القرارات :

1- قرارات تتعلق بالأهداف المطلوب تحقيقها .

2- قرارات تتعلق بدراسة البيئة المحيطة .

3- بالبرامج الزمنية الواجب السير عليها وإجراء التنفيذ .

4- بتصميم الهيكل التنظيمي وتنمية الهيئة الإدارية .

5- إرشاد المرؤوسين في تنفيذ أعمالهم .

6- رفع الروح المعنوية لدى المرؤوسين .

7- تحديد المعايير أو المقاييس الرقابية .

8- بأساليب قياس النتائج أو قياس الإنحرافات .

9- بأنواع العدد والآلات الواجب استعمالها .

10- بطريقة أو طرق أداء الأعمال والوظائف .

11- بمصادر الحصول على البيانات والمعلومات .

12- بتخطيط القوى العاملة ومصادر الحصول عليها .

13- بطرق اختيار واجراءات التعيين .

14- ببرامج تعريف العاملين الجدد بالمنظمة وكيفية التدريب وبرامجه .

15- بأسس دفع الأجور والمرتبات والمكافآت والتعويضات .

16- بدرجة المركزية واللامركزية في القيام بالوظائف والأعمال .

17- بأسس الفهرسة والحفظ والأرشيف .

18- بالمشكلات الخاصة بالخطابات الواردة والصارة .

19- بمشكلات الصيانة والنظافة .

20- بالتطويير التنظيمي .

الوصايا العشر لإتخاذ القرار الصائب

يقول يوليوس روزينولد  " إذا كان لديك ثمار ليمون , فعليك بصنع عصير ليمون ! "

1- تعود على اتخاذ القرارات يومياً بصورة متكررة .

2- تعلم من خبراتك السابقة .

3- عليك بإستشارة الخبراء .

4- تخيل أنك شخص آخر .

5- لا تكن متحيزاً .

6- احذر غرور المنصب .

7- التنفيذ .

8- كن مرناً .

9- تجنب التعميمات .

10- المتابعة .

عشرة أسباب تؤدي الى اتخاذ قرارات خاطئة

1- التوتر وضغوط العمل . عندما تكون واقعا تحت ضغط ما .

2- الإدراك الحسي . عندما تريد أن تثبت صحة أمر يصادف هوى في نفسك .

3- الخوف . اذا كان لديك خبرة سابقة عن اتخاذ قرار فاشل .

4- الغضب . فالغضب كما قال هوراس ( ليس سوى فترة قصيرة من الجنون ) .

5- مؤثرات خارجية . قد تكون المؤثرات الخارجية سبباً في شعورك بالإحباط .

6- التفكير ضيق الأفق . في بعض الأحيان عندما تصدر قرارا عاجلا لحل مشكلة ما حلا سريعا .

7- المثالية . عندما تريد أن تكون مثالياً .

8- عدم الإلتفاف لضرورة سرعة اتخاذ القرار .

9- عدم التنظيم وخلط الأولويات .

10- اتخاذ القرارات بناءا على ما تسمعه فقط ! .

ناقش الأساليب العلمية في اتخاذ القرارات الإدارية

1- بحوث العمليات :

ويمكن أن تعرف بطريقة مختصرة بأنها ( التطبيق الرياضي للطريقة العلمية لحل المشاكل الإدارية ) .

--> مميزات هذا الأسلوب :

- يعطي وصفا دقيقاً للمشكلة .

- يحدد البيانات اللازمة للتعرف على أفضل البدائل .

- يحدد بدقة البدائل المقترحة كحلول للمشكلة .

- يمكن متخذ القرار من مقارنة البدائل المقترحة للحلول .

- يكسب القدر على تبني النتائج والتغيير في روتين أو نظام المنظمة .

--> ويؤخذ على هذا الأسلوب ما يلي :

- اعتماده على تبسيط المشكلة .

- تركيزه المفرط على العوامل التي يمكن قياسها كمياً وعدم اعطاء الأهمية للعوامل التي يصعب قياسها بشكل كمي .

2- نظرية الإحتمالات :

وتعني قيام متخذ القرارات الإدارية بوضع احتمالات مستقبلية وقياسها ان امكن .

- الإحتمال الشخصي : يتحدد بموجبه درجة اعتقاد الشخص في وقوع حدث ما .

- الإحتمال الموضوعي : اجراء تجربة معملية أو ميدانية .

- الإحتمال التكراري : حساب معدل تكرار الحدث في الأجل الطويل .

3- نظرية المباريات الإدارية :

وتشمل مجموعة من النماذج التي تمكن من تحديد الإستراتيجيات التي يواجهها متخذ القرارات كأحد المشتركين في مباراة المنافسة وكيفية الوصول إلى استراتيجية أفضل .

4- أسلوب التحدي الحدي :

ويهدف الى دراسة وتحليل البدائل المتعددة المطروحة أمام متخذ القرار والمفاضلة بينها لمعرفة الفائدة أو المنفعة المتحققة عن هذه البدائل .

5- أسلوب دراسة الحالات :

ويقوم على تعريف وتحديد المشكلة محل القرار والتفكير في أسبابها وأبعادها وجوانبها المختلفة وتصور الحلول البديلة استنادا الى المعلومات المتاحة عن المشاكل .

أسباب التردد في اتخاذ القرارات

- عدم القدرة على تحديد الأهداف التي يمكن أن تتحقق باتخاذ القرار .

- عدم القدرة على تحديد النتائج المتوقعة لكل بديل .

- عدم القدرة على تقييم المزايا والعيوب المتوقعة للبدائل المختلفة .

- ظهور بدائل جديدة أو توقعات لم تدرس .

- قلة خبرة متخذ القرار واعتقاده بأن القرار يجب أن يكون مثالياً .

ولكي يقل التردد عند اتخاذ القرار وليس القضاء عليه تماماًيجب أن نأخذ في الإعتبار :

- تعرف الأهداف المطلوب تحقيقها باتخاذ القرار .

- التبسيط الزائد عن الحد يزيد من التردد وبالتالي عليك أن تعطي أهمية للشعور والانفعالات والعواطف الملموسة والعقلية والمنطقية .

- ليس من الممكن أن تتخذ قرار يرضي جميع الأطراف .

- غالباً ما يكون هناك عدة حلول لا بأس بها للمشكلة .

- يجب طلب المساعدة من المخلصين وزوي الخبرة .

- تعلم كيف تقبل الخسارة فهذا هو طريق الفوز .

كيف يتصرف المدير في حالة انخفاض الروح المعنوية للعاملين

لا يمكن القطع بأن هناك حل مثالي الا أنه ينصح المدير باتباع الخطوات التالية :

1- محاولة البحث عن الأسباب التي أدت إلى تغيير سلوك الموظف بهذا الشكل .

2- دراسة هذه الأسباب بهدف معالجتها .

3- توجيه نوع من العناية أو المراعاة للموظف في هذه الفترة حتى يجتازها بسلام .

4- علاج كل حالة يختلف من شخص لآخر ومن مجتمع لآخر .

متطلبات تطبيق ادارة الجودة الشاملة

1- ضرورة ايمان الإدارة العليا بأهمية مدخل إدارة الجودة الشاملة .

2- ضرورة وجود أهداف محددة تسعى المنشأة الى تحقيقها باعتبار أن تحديد الأهداف هو المدخل الأول في ادارة الجودة الشاملة .

3- ان الأهداف التي تسعى الإدارة الى تحقيقها يجب أن تكون موجهة باحتياجات ورغبات المستهلك في الأجل الطويل دون التركيز بدرجة أساسية على تحقيق الربح في الأجل القصير فضلا عن ضرورة تناسب المنتج أو الخدمة مع احتياجات العميل .

4- التأكيد على تعاون كافة الأقسام بالمنشأة في تبني فلسفة ادارة الجودة الشاملة .

5- ضرورة ادخال التحسينات والتطويرات على أساليب ونماذج حل مشكلات الجودة وتدريب المدربين والعاملين على كيفية استخدام هذه الأساليب .مثل العصف الذهني ومبدأ باريتو وغيرها .

6- ضرورة ارتكاز فلسفة ادارة الجودة على قاعدة عريضة من البيانات والمعلومات التي ترشد عملية اتخاذ القرارات داخل المنشأة .

7- اعطاء الموظفين السلطة اللازمة لأداء العمل المنوط بهم دون التدخل في كل كبيرة وصغيرة من قبل الإدارة .

8- ضرورة الإبتعاد عن سياسة التخويف .

9- التدريب المستمر .

10- النظر الى عملية تطوير وتحسين الجودة على انها عملية مستمرة الأمر الذي يتطلب وجود فرق عمل تكون مهمتها تصميم وتطوير وتحسين جودة المنتجات حتى تكون ملبية لاحتياجات المستهلك النهائي .

 

المشاركة في إتخاذ القرارات الإدارية

وتعني دعوة المدير لمرؤوسيه والإلتقاء بهم لمناقشة المشاكل الإدارية التي تواجهه وتحليلها ومحاولة الوصول إلى أفضل الحلول الممكنة لها مما يخلق الثقة لديهم لاشراك الإدارة لهم في وضع الحلول الملائمة للمشاكل الإدارية .

وقد يكون اشراك المرؤوسين على عدة درجات تبدأ من السماح بتقديم الإقتراحات في أمور بسيطة وتنتهي الى الإشتراك التام في إتخاذ القرارات الكبيرة .

مميزات المشاركة في اتخاذ القرارات :

1- رفع الروح المعنوية للأفراد وإشباع حاجة الإحترام وتأكيد الذات .

2- صقل قدرات المرؤوسين وتنمية مهاراتهم في حل المشكلات .

3- تقوية الصلة والثقة بين الرؤساء والمرؤوسين والزملاء .

4- تنمية روح الفريق والشعور بالعضوية والإنتماء .

5- التوصل إلى حلول للمشكلات الإداريةفي أقصر وقت وبأكثر كفاءة وأقل تكلفة .

عيوب المشاركة في اتخاذ القرارات :

1- تشكل مظهراً من تنازل المدير عن بعض مهامه القيادية بحكم منصبه .

2- أن تصبح المشاركة غاية في حد ذاتها وليست وسيلة حيث أن المدير بعد مشاركة المرؤوسين هو صاحب الإختيار النهائي من بين البدائل المتاحة .

3- أن اسلوب المشاركة غير علمي حيث أنه في كثير من الأحيان لا يتلائم مع البيروقراطية للمرؤوسين .

 

العصف الذهني Brain Storming

العصف الذهني : هو وسيلة للحصول على أكبر عدد من الأفكار من مجموعة من الأفراد وفي وقت قصير , وهناك أربعة قواعد يتم مراعتها عادةً في إدارة جلسات العصف الذهني حتى يكتب لها النجاح .

1- تأجيل التقييم . من الضروري الإلتزام بعدم تقييم الأفكار المطروحة من أول جلسة عاصفة الأفكار .

2- فكر بحرية أي اندفع في خيالك وأحلامك . من المهم أن تترك لأفكارك وخيالك العنان في هذه الجلسة قدر المستطاع .

3- الكمية هي المهم وليست النوعية . الإهتمام بالجودة يعني أنك ستبدأ بالتقييم ولكن جلسات الفكر الإبتكاري تهتم بكمية الأفكار المطروحة قبل البحث عن تقييم جودتها .

4- ابن على أفكار الآخرين . كن مستعداً على الدوام لالتقاط أفكار الآخرين والإستفادة منها والبناء عليها كلما أمكن ذلك .

 

 

   

حدد أسس نظام الرقابة وضرورتها

أسس نظام الرقابة :

1- نظام الرقابة يجب أن يعكس أو يلاحظ طبيعة أوجه النشاط المختلفة في المشروع وحاجتها .

2- ان أنظمة وأساليب الرقابة يجب أن تكشف الإنحرافات المختلفة عن خطط العمل بسرعة وفي وقت مناسب .

3- ان انظمة الرقابة لابد أن تكون مرنة حتى يمكن أن تظل متماشية مع التعديلات التي تحدث في الخطط الموضوعة للعمل و أن توافي الظروف الغير متوقعة .

4- يجب أن يلاحظ أن تتماشى أنظمة الرقابة مع جهاز التنظيم للقسم أو الإدارة أو المنشأة .

5- يجب أن يكون النظام الرقابي اقتصادياً .

6- ان أنظمة الرقابة لابد وأن تكون واضحة وسهلة مفهومة لدى القائمين على تطبيقها .

7- ان أنظمة الرقابة يجب أن تؤكد أو تضمن أو تمكن من التصرفات الصحيحة , وذلك عن طريق التوجيه والإرشاد بعد اكتشاف نقاط الضعف .

الأسباب التي أدت إلى ضرورة الرقابة :

1- وجود فاصل زمني بين تحقيق الأهداف وبدأ الأعمال وكذلك بين وضع الخطط والقيام بتنفيذها .

2- عدم القدرة على التنبؤ السليم سواء بال أحوال المستقبلية للمنظمة أو بحجم الطلب الحقيقي على منتجاتها أو خدماتها .

3- ما يحدث أحياناً من تعارض وإختلاف بين أهداف المنظمة والأهداف الشخصية للعاملين .

4- كبر حجم المنظمات وتعقيدها وتنوع أنشطتها الأمر الذي يحتاج إلى مراجعة الأعمال بدقة .

5- التغير المستمر في البيئة الخارجية وهو ما يمكن رصده وتحديده من خلال الرقابة .

 

بعض ظواهر النقص في الرقابة

أولا . عدم سلوك سياسة واضحة تحدد مستويات السلوك الإداري .

ثانياً . برغم توفر العديد من أدلة وإجراءات العمل في بعض المنشآت الا أن هناك عدم معرفة بالتطور فيها أو تحديثها بسبب النقص في الإتصالات الإدارية .

ثالثاً . عدم الإلتزام بالتقارير المالية والإدارية الصادرة من الجهة الرقابية وعدم تعميمها على كل المستويات الإدارية .

رابعاً . ضعف الإشراف على مستوى الإدارة الوسطى في عدم الإلتزام بخطوات العملوالجداول الزمنية والانضباط .

ولمعالجة هذا القصور :

1- تنظيم لقاءات أسبوعية مختصرة وبعلم الإدارة .

2- تفيد هذه اللقاءات في كون إيجاد الحلول مسؤولية مشتركة .

3- قد يكون للأفراد بعض الأفكار في حل مثل هذه المشكلة .

 

 

   

التقارير الإدارية

المقصود بالتقارير الإدارية هي تلك التقارير التي توضع لتقدير كفاية العاملين في الإدارة العامة أو لبيان كيفية سير الأعمال الإدارية وهي من أهم الوسائل الرقابية لأنها تقدم للجهة المستفيدة من التقرير صورة كاملة عن أوضاع العمل المختلفة .

أنواع التقارير الإدارية :

1- المذكرات : وهي الرسائل الصغيرة المتبادلة بين مختلف الأقسام في المنظمة .

2- التقارير الدورية : وهي التقارير التي يتم تقديمها خلال فترة زمنية منتظمة مثلاً كل شهر أو كل سنة .

3- تقارير سير الأعمال : وهي التقارير التي تقدم من رؤساء الإدارات العامة كتابة لاعطاء الإدارة والجهة التي يعنيها الأمر البيانات عن أنشطة هذه الإدارات .

4- تقارير الفحص : وتهدف الى تحليل الظروف في الماضي والحاضر لتتمكن الإدارة العليا من أخذها أساساً لاتخاذ القرارات .

5- تقارير التوجيه : وهي تقارير تتضمن حلول للمشاكل الإدارية المناطة بالأشخاص المعنيين باعداد هذه التقارير وتقديم التوصيات والمقترحات اللازمة لحل المشكلات التي تواجه المنشأة .

6- تقارير الكفاية : ويقصد بها التقارير الدورية وغالباً تكون سنوية .

 

العنصر الإنساني في الرقابة

أسباب نفور الشخص من الوسائل الرقابية المستخدمة :

1- عدم تقبل الشخص لأهداف المشروع بسبب اتجاهات السلطة وتعارض أهدافها مع معتقدات العاملين مما يؤدي الى رفض التعاون مع تلك الوسيلة الرقابية .

2- عدم عقلانية مستويات الإنجاز : وهو أن العامل يتفق مع أهداف المشروع ولكنه يرفض الرقابة لاعتقاده بأن المقياس غير معقول .

3- عدم الثقة بصحة المقاييس - فهناك العامل الذي يبذل جهود كبيرة ويحصل على تقدير متوسط .

4- عدم تقبل الحقائق غير السارة .

5- الضغط من مصادر غير شرعية . حيث لا يقبل العامل اسقبال أوامر من مدير آخر .

6- الضغط الإجتماعي الذي يتنافى م الرقابة الرسمية .

وللتجاوب مع عملية الرقابة يُقترح :

1- النزاهة في التقييم الرقابي .

2- المشاركة في وضع المقاييس .

3- استخدام الحقائق في الرقابة .

4- المرونة في الرقابة .

5- لابد من مراعاة أثر هذا النظام على الأفراد وعلى حالتهم النفسية .

 

وسائل التوجيه وخصائص الأمر الجيد

أولاً . اصدار الأوامر.

خصائص الأمر الجيد :

1- يجب أن يكون الأمر معقولا وقابل للتنفيذ .

2- يجب أن يكون الأمر كاملاً .

3- يجب أن يكون الأمر واضحاً .

4- يفضل أن يكون الأمر بصيغة الاقتراح أو التوصية .

5- يجب أن يكون الأمر في الوقت المناسب .

 

ثانياً . القيادة .

" النشاط الإيجابي الذي يباشره شخص معين في مجال الإشراف الإداري على الآخرين لتحقيق غرض معين بوسيلة التأثير والإستماله أو باستعمال السلطة الرسمية عند الإقتضاء والضرورة "

ثالثاً . الإتصال .

ان حسن التوجيه يقضي أحكام نظام للإتصال يسمح بتبادل المعلومات والإستجابة للتوجيهات من خلاله . ويعني الإتصال توصيل معلومة من طرف لطرف آخر وفهم الطرف الآخر لهذه المعلومة كفهم الطرف الأول .

رابعاً . الحوافز .

تلعب الحوافز دور أساسي في عملية التوجيه وتعرف الحوافز بأنها ( وسائل الإشباع المتاحة والأدوات التي يتم بموجبها الإشباع وهي مجموعة الظروف التي تتوافر في جو العمل وتشبع رغبات الأفراد التي يسعون لاشباعها عن طريق العمل )

- حوافز مادية واخرى معنوية .

- حوافز سلبية واخرى ايجابية .

- حوافز فردية وحوافز جماعية .

 

كيف تحسن اتصالك بالآخرين

الممنوعات العشرين في اتصالك مع الآخرين :

1- لا تقاطع أحداً , ودعه يتحدث بحرية .

2- لا تصرخ , ابق هادئاً وتوافق مع نغمة صوته .

3- لا تجعل رد فعلك مبالغاً فيه , ومفتعلاً , بل ركز اهتمامك على النتيجة .

4- لا تشكو بل توجه الى الشخص المناسب وتحدث معه لتحل المشكلة .

5- لا تعترف أنك عالماً بشعور الناس ومطالبهم بل اسألهم عن ذلك .

6- لا تفترض أن الناس يعلمون بماذا تشعر وماذا تريد بل عليك أن تعبر عن نفسك لهم .

7- لا تسخر من أحد واحترم آراء الآخرين .

8- لا توجه النقد أو التوبيخ إلى أحد خاصة أمام الناس .

9- لا تجادل بل استمع للآخرين ثم اشرح وجهة نظرك .

10- لا تهدد بأنك سوف تفصل أي أحد من العمل .

11- لا تكن سلبياً بل حاول أن تفتح صدرك للمقترحات الجديده .

12- لا تتحدث كثيراً كما لو كنت تلقي محاضرات على مرؤوسيك .

13- لاتكن متحيزاً لأي طرف اذا ما توسّط في أمر فكن عادلاً .

14- لا تلق باللوم على أي شخص .

15- لا تترك أحداً يتحدث اليك وتمشي بعيداً بل انتظر واستمع اليه .

16- لا تكثر في استخدام التعميمات مثل دائماً , أبداً , كل , لأن مثل هذه الكلمات تجعلك تبدو غير صادق بجانب أنه ليس هناك من يخطئ دائماً أو يصيب دائماً , فاحرص على أن تكون أكثر دقة وتحديداً .

17- لا تستخدم الكلمات مثل يجب وينبغي بل استبدلها بعندما وكيفما .

18- لا تستخدم الكلمات الأربعة الآتية لأنها سلبية .

لكن .. فهي تلغي كل ما قلته واستخدم ( و ) بدلاً منها .

لماذا .. لأنها تبحث عن الأسباب بدلاً من الحلول واستخدم ( ماذا ) أفضل .

لو .. تفيد الشك استبدلها بـ ( عندما ) .

حاول .. تعني أنك غير ملتزم تماماً بالأمر , الأفضل من سوف أحاول سوف أفعل .

19- لا تقلل من شأن الآخرين بل امنحهم كثيراً .

20- لا تغفل المشكلات الشخصية لمرؤوسيك وأظهر لهم تعاطفك واهتمامك وتفهمك .

 

الصفات الإنسانية والسلوكية للقائد الفعال

1- قوة الدافعية : وتتمثل في طاقة عالية واستثمار وقت كبير في التفكير والبحث عن طرق التأثير في سلوك واسلوب تفكير الآخرين

2- الدافع للإنجاز : فالقائد الفعال هو الذي يوجه طاقته ويستثمرها في تحقيق الأهداف التي يسعى اليها .

3- القدرة على حل المشكلات وهي من الصفات التي تتعلق بدرجة الذكاء وامكانية تنفيذ خطط واتخاذ قرارات أكثر فعالية .

4- الثقة بالنفس .

5- الرقابة الذاتية .

6- المصداقية والثقة من قبل الآخرين .

7- الفهم المتعمق للأشخاص والأشياء .

8- القدرة على التعامل في ظل الضغوط .

9- دعم ومساندة الآخرين .

10- تشجيع مشاركة الآخرين في السلطة .

 

 

   

العادات السبع للنجاح .. ستيفن كوفي ..

1- الشعور بالمسئولية والبادرة

2- ركز على الأهداف والغايات

3- نظم وقتك

4- اربح وربّح

5- مارس مهارات التفاهم

6- كون فريق منسجم

7- جدد طاقاتك

صفات فريق العمل

1- العمل لهدف

2- عدم وجود أنانية

3- كل عضو يكمل الآخر ولا يكرر الآخر

4- الدافع الرئيسي والإنجاز

5- الاستمتاع بتماسك الجماعة

6- منظمة بلا حواجز

7- كل عضو من أعضاء الفريق له نفس الحقوق مع اختلاف الأدوار

8- الإنسياب الحر للمعلومات داخل الفريق

مراحل إعداد التنظيم الإداري صـ 96

1- تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها وأوجه النشاط اللازمة لذلك .

2- تجميع الأنشطة في مجموعات أو وحدات عملية .

3- تحديد الواجبات المطلوب أدائها من كل نشاط .

4- اسناد المهام الى الأفراد المؤهلين .

5- تفويض السلطة اللازمة للأفراد .

6- تعريف كل فرد داخل المنشأة بمحتويات التنظيم .

ناقش نظرية الحاجات

نظرية الحاجات : مدرج ماسلو للحاجات صـ 124

1- الحاجات الأساسية : أعمل من أجل أن أعيش .

2- الأمن : أعمل من أجل تحقيق الأمن في حياتي .

3- حاجات إجتماعية : أعمل لأنتمي لجماعة معينة .

4- المركز : أعمل لتحقيق مركز متقدم .

5- اثبات الذات : أعمل لتحقيق أقصى طموحاتي .

- ان حاجات الإنسان يمكن ترتيبها في مدرج حسب أهميتها بدءاً من الحاجات وحتى اثبات الذات .

- ان الانسان يبحث عن المزيد دائماً ومن ثم فإن كل كل حاجاته لا تشبع حتى نهايتها بالكامل .

- بمجرد اشباع الفرد لاحدى حاجاته فانه يستدير لحاجة أخرى في مستوى أعلى من المدرج ساعياً لاشباعها .

- ان الحاجات تعتمد بعضها على بعض وتتداخل بعضها مع بعض وغالبا ما تميل الحاجات الى عدم الإشباع .

مكونات وعناصر التخطيط

1- الأهداف : وهي الغايات المطلوب الوصول اليها .

2- السياسات : وهي بمثابة فهم عام يقود ويرشد تفكير المرؤوسين عند اتخاذ القرارات .

3- الاجراءات : وهي مرشد للعمل ينطوي على التفصيل الدقيق للطريقة التي ينبغي اتباعها لتحقيق نشاط معين .

4- القواعد : وهي المرشد لعملية التنفيذ .

5- البرامج : وهي التي توضع لكي تبين وقت البداية والنهاية لكل عمل تفصيلي ومقدار التداخل الزمني بين العمليات وبعضها .

6- الموازنة التخطيطية : وهي ترجمة للأهداف الخاصة بالمشروع في خطة عمل مستقبلية .

المبادئ العامة لنظرية فايول في الإدارة . مهم .

1- التخصيص : يؤدي الى اكتساب البراعة والضبط والدقة والتي ستزيد من جودة المخرجات .

2- تقسيم العمل : يتم تسكين كل عامل في وظيفة محددة في هذا الهيكل الوظيفي .

3- السلطة والمسئولية : وجود نطاق للسلطة ونطاق للمسئولية لكل وظيفة من الوظائف .

4- النظام : لتفادي الهدر والفاقد .

5- وحدة الأمر : أن يتلقى العاملون أوامرهم من مدير واحد فقط لتجنب ازدواجية الأوامر .

6- وحدة التوجيه كل مجموعة من العاملين يجب أن يكون لها أهداف محددة وادارة واحدة .

7- الطاعة والإنضباط : هي قاعدة التعامل بين العاملين والمديرين لأي عمل ناجح .

8- المركزية : في اصدار الأوامر وفي متابعة ورفع التقارير .

9- تدرج السلطة : وجود هيكل محدد لنطاق سلطة كل مدير لا يتجاوزها الا وفقا لإتفاق مسبق .

10- المساواة : مراعاة كل مدير للإنصاف مع العاملين في نطاق سلطته .

11- مكافأة العاملين : الأجور يجب أن تكون مرضية للعاملين وصاحب العمل والعرف السائد .

12- استقرار العاملين : تقليل نقل العاملين بين الوظائف له فعالية أكثر ونفقات أقل .

13- روح المبادرة : المدير الناجح هو الذي يسمح للعاملين بالتعبير بحرية عن آرائهم .

14- التعاون وروح الفريق : تعزيز روح الألفة والترابط بين العاملين .

منافع التنظيم الجيد

1- يتيسر انجاز الأعمال بأسلوب يتفق مع السياسات المقررة .

2- احكام الاطار الذي فيه ينجز العمل ويباشر النشاط .

3- الإستخدام الأمثل للقوى البشرية والمواد والمعدات والسعي وراء الوسائل الفنية .

4- استقرار حياة المشأة ما دامت تقوم على تنظيم راسخ .

5- تحقيق التعاون والإنسجام بين أعضاء التنظيم وبعضهم .

6- اكساب المنشأة أو المنظمة سمعة طيبة تنعكس على متانة تنظيمها .

عرف التنظيم واذكر خصائص التنظيم الجيد

تعريف التنظيم :

هو تحديد الاختصاصات والسلطات والمسئوليات بما يضمن تحقيق الأهداف بأعلى كفاءة ممكنة .

هناك ثلاث عناصر أساسية لابد من توفرها في تعريف التنظيم :

1- وجود هدف محدد ومتفق عليه

2- وجود مجموعة من الأفراد ( العاملين ) يقوم بينهم علاقة محددة

3- اشتراك الأفراد في تحقيق الأهداف , وذلك بتقسيم العمل بينهم

خصائص التنظيم الجيد :

1- وحدة القيادة . أن يخضع المرؤوس لرئيس واحد فقط .

2- تسلسل القيادة . وهو ما يشار اليه بمبدأ التسلسل الهرمي .

3- النطاق المناسب للإشراف . لا يجوز ان يزيد عدد الأشخاص الذين يخضعون لاشراف رئيس واحد عن القدر الذي يسمح به جهده ووقته وامكاناته .

4- تجنب الإزدواج . بمعنى تكرارها تماماً بواسطة أشخاص متعددين .

5- تكافؤ السلطة مع المسئولية . سلطة اتخاذ القرار .

6- الوضوح في تحديد المسؤوليات . لكي تتمكن الإدارة من مكافأة المجد ومحاسبة المسيء .

7- مراعاة الطاقة البشرية في توزيع الواجبات .

8- تفويض السلطة . أن يعهد المدير ببعض سلطاته الى عدد من مساعديه .

9- شبكة فعالة للإتصالات .

10- المرونة والبساطة . فالتنظيم الجيد هو الذي يقبل التعديل وفقاً لمقتضايات التطور .

11- استقرار التنظيم . يجب ألا يجرى تعديل أساسي في التنظيم الا اذا كان لذلك أسباب قوية تبرر ما سيبذل من جهود ووقت ومال لاعادة التنظيم .

عدد عقبات ومتطلبات نجاح التخطيط

معوقات عملية التخطيط :

1- المناخ الإداري .

2- العوامل الانسانية والسلوكية

3- العوامل الفنية والمادية

4- قلة أو ندرة المعلومات والبيانات الإحصائية الضرورية لاعداد الخطط

5- الإفتقار الى الموارد البشرية المدربة والمتخصصة

6- صعوبة وضع التقديرات التي تقوم عليها الخطة

7- قصور الإجراءات والسياسات

8- وفوق ذلك كله عدم الوعي بأهمية التخطيط

 

متطلبات نجاح التخطيط :

1- أن تسبق عملية التخطيط بقية خطوات العملية الإدارية المتمثلة في التنظيم والتوظيف والتنسيق والرقابة أو ملازمة لها على الأقل

2- ينبغي على كافة المديرين أن يمارسوا التخطيط

3- ينبغي أن يتسم التخطيط بالكفاءة من حيث تحديد الغاية منه

4- ينبغي أن تأخذ الخطة في الإعتبار العوامل غير المؤكدة والمخاطر المترتبة على ذلك

5- ينبغي أن تقوم الخطة على فرضيات ومحددات واضحة وثابتة

6- يجب مراجعة وتقييم الخطة دورياً

7- استمرار التخطيط

تحليل الموارد المتاحة وتوزيع المسئوليات تعتبر أهم خطوات التخطيط

خطوات التخطيط :

- وضع أهداف خطة واضحة وقابلة للقيام .

- تحديد الموارد المطلوبة .

- تحليل الموارد المتاحة .

- توزيع المسؤوليات .

- دراسة البدائل .

- تحديد نقاط الضبط والمراجعة .

- أخذ الإحتمالات الممكنة في الحسبان .

- توثيق الخطة كتابة .

أنواع التخطيط وخصائص التخطيط الفعال

أنواع التخطيط :

أولاً. من حيث الزمن :

1- طويل المدى .

2- قصير المدى .

ثانياً. التخطيط الشامل والتخطيط الجزئي .

ثالثاً. حسب درجة التفصيل :

1- استراتيجي .

2- تكتيكي .

رابعاً. حسب المستوى الإداري :

- تخطيط عام .

- تخطيط فرعي .

- تخطيط تشغيلي تنفيذي .

خامساً. حسب طبيعة النشاط :

- انتاجي .

- تسويقي .

- تنظيمي .

- مالي .

- سلعي .

- هندسي .

خصائص التخطيط الفعال :

- وضوح هدف الخطة وواقعيته وإمكانية التعبير عنه كمياً .

- وضوح الخطة وبساطتها وبعدها عن الغموض .

- مرونة الخطة ومراعتها للظروف البيئية والإمكانات المختلفة المتاحة للمنظمة .

- مراعاة الخطة للعنصر الإنساني في العملية الإدارية ودقة توقيت تنفيذها .

 

ناقش ماهية وأهمية التخطيط ثم قارن بين التخطيط الإستراتيجي والتكتيكي

أهمية التخطيط :

1- ان هناك عدة طرق لتحقيق هدف معين والتخطيط يعني الطريقة المناسبة لتحقيق هذا الهدف .

2- نظراً لكون التخطيط يتناول المستقبل من موقع الحاضر فانه يصبح ضرورة للمدير الذي لا تتوقف عملياته عند الحاضر .

3- النظرة إلى المستقبل وتوقعاته تعطي الإدارة الفرص الكافية لوضع الحلول .

4- التخطيط للمستقبل يفيد في تقدير جميع النفقات الإقتصادية لأي إدارة .

5- التخطيط يجعل كل إدارة أو منظمة موقع أفضل وأكثر مرونة في تعديل أهدافها وسياساتها عند كل جديد وطارئ .

6- عامل الندرة في الموارد يجعل التخطيط من أهم السبل للحفاظ والإقتصاد على تلك الموارد .

مقارنة بين التخطيط الإستراتيجي والتخطيط التكتيكي :

وجه المقارنة	الإستراتيجي	التكتيكي
1- نقاط التركيز في كل منها . 2- درجة التفصيل . 3- مستوى التحقيق . 4- مدة التخطيط . 5- نوعية البيانات والمعلومات المطلوبة . 6- المنافسة . 7- النظرة الشخصية للإدارة . 8- درجة الإنتظام .	المهام والأهداف والأنظمة الرئيسية  أقل نسبياً أعلى المستويات الإدارية طويلة - عامة - كثيرة - خارجية . البيئة المحيطة بالمنظمة . - أقل دقة يأخذ خطط المنافسين في الحسبان تلعب دور كبير في هذا النوع غير منتظم يعتمد على الإبتكارات	المهام والأهداف والأنظمة الفرعية  أكبرنسبياً مستويات إدارية أقل أقل - تفصيلية - أقل نسبياً - داخلية . البيئة الداخلية بالمنظمة . - أكثر دقة لا يأخذ خطط المنافسين في الحسبان دور أقل نسبياً منتظم وفي تواريخ محدده

 

تعريف التخطيط وعلاقته بالعملية الإدارية

التخطيط هو التنبؤ بالمستقبل والإستعداد له لتحقيق الأهداف التي نصبو اليها .

 ويرى الكتاب ان التخطيط هو حجر الزاوية في العملية الإدارية , فهو الوظيفة التي تحدد مسار الوظائف الإدارية الأخرى , كالتنظيم والتوجيه والرقابة واتخاذ القرارات ... وترسم اتجاهاتها وابعادها فبدونه تترك النشاطات متروكة للتجربة والخطأ .

وتتجسد عملية التخطيط في خطط وبرامج وميزانيات ذات أبعاد زمنية مختلفة وعلى مستويات وأنشطة إدارية متعددة تسهم جميعاً في الإستعداد للمستقبل وكيفية مواجهته .

 

مبادئ العلوم السلوكية للتنظيم الفعال

1- أن حرية الإختيار الفردية المبنية على المعرفة أساس النشاط الفردي .

2- المشاركة النشطة في تشخيص المشكلات واتخاذ القرار أساس التنمية والتطوير .

3- الثقة المتبادلة تعطي فهماً متبادلاً من الإتصال في جانب واحد ولذلك فان لصفات القيادة العليا في التنظيم أهمية قصوى في توفير جو من الثقة .

4- ان مسئولية وضع الأهداف تكون بالمشاركة بين المرؤوسين والرؤساء ومجموعات عمل متداخلة .

5- حل الصراعات يكون بالمواجهة والفهم وليس بالكذب والمناورة أو الهروب أو الحل الوسط .

6- الفرد مسئول أساساً أمام نفسه عن أعماله وليس مسئولاً أمام شخص آخر .

7- المعلومات والتقارير الرقابية للارشاد في التخطيط والرقابة ليست لأسباب عقابية ... والسلطة التحفيزية ( الإيجابية والسلبية ) من منطق النتائج وليست من منطق مخالفة اللوائح أساساً .

8- يجب أن يعمل الفرد في عمل يمثل تحدياً لقدراته وليس مجرد عمل روتيني ممل .

 

ناقش أبعاد العملية الإدارية

أولا. التخطيط :

يعني تحديد الأهداف ووضع السياسات وتصميم البرامج وتفصيل الخطوات والإجراءات اللازمة لتحقيقها .. والتخطيط عمل ذهني لاختيار أفضل الطرق أو البدائل لسير العمل في المستقبل بما يكفل تحقيق الأهداف .

وظيفة التخطيط تشمل أربع نشاطات يقوم بها المدير :

1- تحديد الأهداف مع المدير المباشر ومع الأفراد العاملين معك والتي يسعى فريق العمل الذي تديره الى تحقيقها .

2- تقييم الظروف المستقبلية بتوقع ما يحدث من صعاب تؤثر على تحقيق الأهداف .

3- تحديد المسارات ( الطرق - البدائل ) المتاحة والممكنة التي اذا سلكها فريق العمل يتم تحقيق الأهداف .

4- اختيار أفضل الطرق أو البدائل الذي يحقق أفضل النتائج نحو تحقيق الأهداف .

ثانياً. التنظيم :

بعد أن يقوم المدير بوظيفة التخطيط التي تضمنت تحديد الأهداف وطرق تحقيقها فان وظيفة التنظيم تظهر وذلك لأنها بواسطتها يتم تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف المخططة ثم تجميع هذه الأنشطة الى وظائف محددة يتولاها أشخاص محددون .

ثالثاً. التوجيه :

وتهتم هذه الوظيفة بارشاد العاملين الى أحسن السبل لتحقيق أهداف المشروع فمن واجب رئيس الشركة تنمية روح الولاء للشركة بين العاملين وتعريفهم بأهداف الشركة وسياساتها ونظم وقواعد العمل بها كما أن هؤلاء المرؤوسين لابد أن يعرفو عن طريق رؤسائهم للهيكل التنظيمي , والعلاقات الداخلية بين الأفراد والإدارات والأقسام المختلفة بالمنشأة .

وعلى هذا الأساس فان وظيفة التوجيه تشمل الإتصال بالمرئوسين وقيادتهم وتحفيزهم لأداء العمل بشكل أفضل .

رابعاً. الرقابة :

يقول فابول أن الرقابة هي التحقق من أن ما يحدث يطابق الخطة المقررة والتعليمات الصادرة والمبادئ المعتمدة .

ولذلك تعتبر الرقابة أحد الوظائف الإدارية الرئيسية التي يمكن عن طريقها التأكد من مدى تحقيق الأهداف بالكيفية المطلوبة .

وتمر عملية الرقابة بثلاث مراحل أساسية تتمثل في :

1- تحديد معايير الأداء .

2- تجميع البيانات عن الأداء .

3- تقييم الأداء من خلال مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المتوقع وتحديد الإنحرافات وتعديلها واتخاذ الإجراءات التصحيحية لعلاج هذه الانحرافات .

 

تعريف الإدارة ومن هو المدير

تعرف الإدارة بأنها انجاز الأعمال من خلال الآخرين .

وهي توجيه الجهود البشرية والموارد المادية بشكل منظم نحو تحقيق أهداف معينة .

هي السلطة التي يتمتع بها صاحب العمل أو من ينوب عنه .

القواعد والإجراءات المنظمة للعمل .

نشاط انساني متكرر ومستمر يعمل على تحقيق أهداف محددة من خلال تجميع وتوجيه الموارد المادية والبشرية المتاحة وتنمية موارد جديدة .

أو هي ذلك النوع المستحدث من العلاقات الإنسانية والذي يعتمد في تفاعلاته وتعاملاته على قنوات الإتصال الرسمية مثل ( التخطيط - التنظيم - التوجيه - الرقابة واتخاذ القرارات )

ومن هو المدير :

تعتمد المنظمات الإدارية من مؤسسات وشركات في تسيير أمورها على المديرين المضطلعين على أعباء الإدارة بها .. وهناك مديرون مهمتهم الأساسية ادارة مديرين آخرين .. فالمدير العام بالشركة مهمته ادارة أعمال مجموعة من نواب المدير العام .. وهؤلاء مسؤولون عن الإدارة والإشراف على مجموعة من مساعدي نواب المدير العام ومدراء الإدارات الذين يتبعونهم وهؤلاء مسؤولون عن الإدارة والإشراف على مجموعة من المدراء ورؤساء الأقسام وهؤلاء مسؤولون عن الإدارة والإشراف على مجموعة من الموظفين الذين يتبعونهم وهكذا ... !

 

ناقش أهم المتغيرات الدولية وأثرها على المنشآت الهندسية المتخصصة

1- دخول إتفاقية الجات حيز التنفيذ : وهي معاهدة دولية متعددة الأطراف تتضمن حقوقاً والتزامات متبادلة عقدت بين حكومات الدول الموقعة عليها .

2- الإتجاه نحو التكتلات الإقتصادية : مثل تكتل أمريكا الشمالية وأمريكا الجنوبية ودول الكوميداز ودول جنوب شرق آسياوالسوق الأوروبية المشتركة .

3- عولمة السوق : العولمة بعبارة بسيطة تعني توحيداً للسوق وجعل العالم كله سوقاً واحدة .

4- التطور التكنولوجي : لقد تزايدت في السنوات الأخيرة بطريقة مذهلة تفوق كل التوقعات .

5- ظهور الشركات متعددة الجنسيات عابرة القارات القومية .

6- ظهور النمور الآسيوية : دول جنوب شرق آسيا .

7- تطبيق نظام ادارة الجودة وأيزو 9000 .

8- الإهتمام بالجودة الشاملة .

9- الإدارة البيئية وأيزو 14000 .

-- وأثرها على المنشآت الهندسية المتخصصة :

1- أثرها على التخطيط :

أ- زيادة الإهتمام بالتخطيط الإستراتيجي .

ب- ضرورة أخذ قرارات استراتيجية مهمة .

ج- زيادة الإهتمام بالبحوث والتطوير .

د- ضرورة الدخول في تجمعات اقتصادية عربية .

2- أثرها على الهيكل التنظيمي :

 أ- زيادة ظهور الأشكال الحيوية في الهيكل التنظيمي .

ب- زيادة درجة اللامركزية .

3- أثرها على الوظائف الإدارية الأخرى :

أ- زيادة الاتجاه نحو استخدام أنماط قيادية مشاركة .

ب- زيادة الإتصالات الشخصية مزيادة استخدام الكمبيوتر في عمليات الإتصال .

ظهور صور من حوافز العاملين مختلفة ومرتبطة بمستويات الأداء .

4- أثرها على ادارة الموارد البشرية :

أ- زيادة اتساع نطاق سوق العمل جغرافياً .

ب- زيادة الاهتمام بتخطيط القوى العاملة .

ج- استخدام نتائج الأعمال كوسيلة رئيسية لتقييم أداء العاملين .

5- أثرها على بعض الوظائف التسويقية :

أ- من المتوقع أن يحدث زيادة في الإهتمام بدراسة الأسواق .

ب- الاتجاه نحو التعاون بين الشركات في توزيع السلع والخدمات .

ج- زيادة أهمية التسويق عبر الانترنت .